Le webmail que Swizzonic met à votre disposition n’est pas seulement une interface qui gère uniquement les e-mails, mais un véritable PIM, ce qui signifie Personal Information Manager. Il s’agit d’un logiciel qui vous permet de mieux organiser certaines informations, comme par exemple :
- Les messages électroniques
- Carnet d’adresses
- Calendrier avec engagements et délais
- Notes diverses
Pour pouvoir configurer les fonctions expliquées ci-dessous dans votre webmail, vous devez d’abord vous connecter au webmail .
Ajouter des widgets dans le portail
- Cliquez sur la tuile de menu en haut à gauche
- Cliquez sur l’icône Portail
- Ajoutez les widgets souhaités dans le portail
Les widgets suivants sont disponibles :
| Boîte de réception : | Aperçu des e-mails reçus |
| Rendez-vous : | un rappel pratique des rendez-vous que vous avez inscrits dans votre calendrier |
| Anniversaires | un outil qui vous aide à vous souvenir des anniversaires de vos contacts (inscrits dans le carnet d’adresses) |
| Mes activités: | Suit les projets que vous avez saisis dans « Activités ». |
| Flux RSS: | Reliez autant de flux RSS que vous le souhaitez et restez informé des actualités cinéma, des nouvelles ou de tout ce que vous préférez |
| Données utilisateur: | Gardez toujours le contrôle de vos données |
Ajouter une signature
- Dans la barre de menu en haut à droite, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée.
- Cliquez sur Courrier électronique, puis sur Signatures
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle signature.
- Une fenêtre pop-up s’ouvre. Elle contient des champs de saisie pour la saisie de votre signature :
- Nom de la signature. Saisissez ici un nom clairement attribuable.
- Champ de texte: écrivez ici votre formule de salutations, votre adresse, votre numéro de téléphone, etc.
- Barre d’outils pour la gestion des textes et des adaptations. Les outils de la barre vous permettent de créer des signatures professionnelles en modifiant la taille, le style et la police du texte. Vous pouvez également ajouter des liens et des images en les téléchargeant directement depuis votre ordinateur.
- Décidez à quel endroit vous souhaitez insérer votre signature
- Cliquez sur Enregistrer
Créer une signature avec du code HTML
Si vous avez déjà créé votre propre signature par le passé, vous pouvez utiliser la fonction Code source pour insérer votre signature.
Pour ce faire, vous devez utiliser l’icône (à droite dans la barre d’outils). Un nouveau champ s’ouvre alors, dans lequel vous pouvez saisir le code HTML que vous avez préparé.
Lorsque vous avez terminé, il vous suffit d’appuyer sur le bouton OK (pour afficher un aperçu de votre signature) et de cliquer sur Enregistrer.
Configurer le filtre des messages
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit .
- Sélectionnez la section Filtres.
- Sélectionnez la caractéristique souhaitée selon laquelle le système doit filtrer en cochant la case correspondante :
- Destinataire
- Émetteur
- Destinataire en copie
- Objet de l’e-mail
- Saisissez la valeur du champ auquel la règle doit s’appliquer. Terminez la saisie en cliquant sur le signe [ ], à droite à la fin du champ. Cela peut être :
- Une adresse e-mail (p. ex. : email@swizzonic.ch)
- Un texte (p. ex. Nous n’avons pas pu livrer votre colis)
- Un mot-clé (par ex. colis)
- Sélectionnez le dossier dans lequel le message doit être déplacé :
- Courrier indésirable
- Corbeille
- Dossiers personnalisés
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
Votre filtre est maintenant configuré.tous les messages qui correspondent aux caractéristiques que vous avez saisies sont maintenant automatiquement redirigés vers le dossier de votre choix.
Configurer la réponse automatique
Si vous êtes en vacances ou si vous savez que vous ne pourrez pas répondre aux e-mails entrants, vous avez la possibilité de configurer une réponse automatique. Lorsque vous recevez dans votre boîte aux lettres électronique un message pour lequel vous avez configuré une réponse automatique, le système l’enregistre dans la boîte de réception et envoie simultanément un e-mail que vous avez configuré et qui informe l’expéditeur que vous n’êtes pas joignable.
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans la barre de menu en haut à droite.
- Cliquez sur Réponse automatique.
- Sélectionnez le type de réponse automatique que vous souhaitez activer :
- Activé: À partir de l’activation, des réponses automatiques sont envoyées à tous les e-mails entrants.
- Programmée : la réponse est programmée: Sélectionnez la période pendant laquelle les réponses automatiques doivent être actives.
- Désactivé: Désactive les réponses automatiques à tous les e-mails entrants.
- Saisissez maintenant l’objet et votre note d’absence dans les champs correspondants. Celui-ci sera automatiquement envoyé par notre service de messagerie pour les e-mails entrants.
- Cliquez sur Enregistrer pour terminer l’activation de votre réponse automatique.
- Afin d’éviter tout désagrément aux personnes qui vous envoient des e-mails, le système n’envoie qu’un seul e-mail par heure à l’expéditeur.
Marquer les messages comme spam
- Cliquez sur l’ icône E-MAIL
- Sélectionnez l’e-mail concerné. Le symbole d’interdiction reste affiché. En marquant plusieurs e-mails, il est possible de les marquer comme spam en même temps.
- Les messages électroniques marqués sont immédiatement déplacés vers le dossier Messages indésirables.
- Un avertissement immédiat est envoyé, ce qui aide le système à identifier les futurs e-mails indésirables.
- Si vous avez marqué un e-mail comme spam par erreur et que vous souhaitez le récupérer, allez dans votre dossier de spam, sélectionnez le message et cliquez sur l’icône Pouce vers le haut.
- Les messages électroniques marqués sont immédiatement déplacés vers le dossier Boîte de réception.
- Le rapport d’alerte envoyé précédemment est supprimé.
Modifier le mot de passe
- Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage dans la barre de menu en haut à droite.
- Cliquez sur Paramètres de base, faites défiler légèrement vers le bas et cliquez ensuite sur le bouton Modifier le mot de passe.
- Saisissez votre mot de passe actuel et le nouveau. Veuillez respecter les règles de sécurité (au moins une lettre majuscule, un chiffre, un caractère spécial).
- Cliquez ensuite sur Modifier le mot de passe et se déconnecter.
Configurer une redirection
- Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage dans la barre de menu en haut à droite.
- Cliquez maintenant sur Règles de filtrage > Ajouter une nouvelle règle
- Ensuite, cliquez sur Ajouter une action > Rediriger vers
- Indiquez l’adresse e-mail souhaitée dans le champ de texte et cliquez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez conserver une copie sur le serveur, cliquez à nouveau sur Ajouter une action et sélectionnez Conserver
